経理を自動化しようとすると、なぜ先に帳簿の誤りが出てくるのか

会計ソフトと請求書ソフトを連携させると、仕訳は自動で帳簿に入ります。仕訳とは、ひとつの取引を借方と貸方の二面に分けて記録する単位です。自動で入るのだから正しいはず、という前提で運用は回ります。できた仕訳を人が読み返す機会はほとんどありません。ところが設定ひとつで、実際には起きていない取引の仕訳が入り続けることがあります。毎月同じ形で積み上がるため、一件ずつ見ても異常には見えません。気づかないまま期をまたげば、実態と違う帳簿のまま決算を迎えます。この誤りが見つかったのは、経理をさらに自動化するために過去の帳簿を全件集計したときでした。機械に任せる準備をする過程で、人が見落としていたものが表に出ます。

• 過去の仕訳から規則を取り出す作業は、帳簿を全体で見直すことと同じです。片側にしか計上がない勘定は、この過程で見つかります
• 連携設定が、実際の入金より前の予定日で入金の仕訳を作っていました。この仕訳と銀行明細からの仕訳を別々に登録すると、同じ入金が二重になります
• 誤りは自動化の前に直します。誤ったまま自動化すると、同じ誤りが毎月積み上がります

自動化のためにルールを作る過程で、記帳の穴が見えます

日々の経理で見るのは、仕訳の一件ずつです。帳簿全体でどの勘定がどう動いたかを確かめる機会は、決算のときくらいしかありません。

自動化の設計は、その全体を見るところから始まります。過去の仕訳を集計し、どの取引がどの勘定科目に振り分けられてきたかを並べます。この集計は勘定科目ごとに借方と貸方を数える作業でもあるため、帳簿の形が同時に見えます。

ここで、売掛金の借方に計上がないことが分かりました。売掛金は請求時に借方へ計上し、入金時に貸方へ振り替えて消えるものです。貸方だけが積み上がる状態は、どこかに記帳の抜けや重複がある手がかりになります。

請求書の連携設定が、実際の入金より前に仕訳を作っていました

連携の設定は、項目名を読んで有効にするだけで動き始めます。どの日付でどんな仕訳が作られるのかは、できた仕訳を後から読まないかぎり分かりません。

原因は請求書ソフト側の設定でした。マネーフォワード クラウド請求書には、請求書からマネーフォワード クラウド会計の仕訳を作る設定があり、その中に「請求書に対応した入金予定の仕訳を作成する」という項目があります。この設定は、実際の入金ではなく請求書の支払期限の日付で入金の仕訳を作ります。まだ振り込まれていない時点で、入金の仕訳が帳簿に現れます。この予定の仕訳を銀行明細と紐づけないまま、実際の入金の仕訳も別に登録されると、ひとつの入金に対して仕訳が二本になります。このケースでは紐づけの運用がなかったため、これが毎回起きていました。

手がかりは日付のずれでした。連携で作られた仕訳の日付は月末で、銀行明細の実際の入金日はその数日前です。金額が同じで日付だけが違う入金が並んでいたら、片方が「予定で起票されたもの」である可能性があります。摘要と連携元、仕訳の状態を確かめて確定します。

同じ設定画面の「請求書に対応した売掛発生の仕訳を作成する」も有効でした。それでも請求時の売上計上は帳簿に入っていません。設定を有効にしただけでは仕訳が入らない経路があるということです。結果として、売上が損益計算書（一定期間の収益と費用をまとめた書類）に載らないまま、入金側の仕訳だけが並んでいました。

誤りは自動化の前に直します

異常は前月との差で気づくものです。毎月同じ形で入る誤りは推移に段差を作らず、何年でも気づかれないまま積み上がります。

自動化は、記帳の判断を毎回同じ手順で繰り返す仕組みです。前提が誤っていれば、誤りも同じ精度で繰り返されます。帳簿と取引に関する書類は、確定申告書の提出期限の翌日から原則として7年間の保存が求められます[3]。誤った記帳は、その期間ずっと残ります。

作業の順序は、誤りを直すほうが先になります。誤りを含む期間の記帳をそのまま規則にすると、誤りの側が「これまでのやり方」として引き継がれるためです。どこまでを機械に任せ、どこから人が確認するかの切り分けは、仕訳をAIに任せようとしたら、8割はAIが不要だった に記載しています。

規模に合った割り切りが正解になることもあります

正攻法には、毎回回さなければならない手順が付いてきます。その手順が止まると帳簿が片寄るのなら、手順の側を組織に合わせて選び直すほうが安定します。

正攻法は、発生主義で回すことです。発生主義とは、代金の受け取りを待たず、取引が発生した時点で収益と費用を計上する考え方です。そこで採った方針は、連携を止めて記帳は銀行明細を正とすることでした。

	請求時に都度記帳する運用（発生主義）	銀行入金を起点に、期末に調整する運用
期中にすること	請求書の発行時に売上と売掛金を計上し、入金で消し込む	入金の時点で売上を計上し、売掛金は追わない
前提になる手順	請求書を都度確定する。下書きのまま残ると、その分の売上が帳簿に入らない	取引先が手元で把握できる範囲にとどまる。振り込みを見て判断でき手数が少ない
期末にすること	期中に計上済みで、追加の計上は要らない	未入金の取引を売上と売掛金に計上する

代償は期末に集中します。この計上が決算整理（期末に、その期間の損益を正しく区切るための修正の記帳）です。法人税では、収益は原則として引渡しの日または役務の提供の日に計上するものとされています[1]。消費税も同じで、納税義務が成立するのは、原則として引渡しや役務の提供の時です[2]。入金の日付で計上している間は、期中の売上の計上時期が、この引渡しや役務提供の日とずれたままになります。

守る手順は期末だけではありません。銀行明細を正とするなら、次を組み込みます。

• 期末：事業年度末に引渡しや役務の提供が済んで未入金の取引を、決算整理で売上と売掛金に計上します
• 翌期の期首：期末に立てた売掛金を振り戻します。振り戻さないまま翌期の入金を銀行明細から計上すると、同じ売上を二度計上します。上で見たのと同じ形の二重計上です
• 取り込みの都度：振込手数料を差し引かれた入金や相殺のある取引は、入金額が売上額と一致しません。そのまま売上にすると売上高が過少になるため、差額を分けて記帳します。期末の調整では直りません

期中の計上時期は発生主義とずれます。それでも、対象の売上を漏れなく決算整理に反映できれば、少なくともこの記事で扱った売上の年度帰属はそろえられます。取引内容に応じた確認と税務上の調整は別途必要で、運用の変更は税理士等と確認して決めています。

自動化の前の点検は、この事例に限らず同じ順序で使えます。勘定科目ごとに借方・貸方と残高の推移を集計する。同額で日付が近い仕訳を抜き出す。摘要・連携元・仕訳の状態・銀行明細を照合する。原因と正しい処理を確定してから、自動化の規則を作る。誤りを直す前に自動化すると、その誤りが「これまでのやり方」として毎月繰り返されます。

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